Casserole Nova permet de produire un rapport d’âge des comptes. Afin que toutes les données du rapport restent cohérentes, il est important de tenir compte de quelques considérations importantes.
Si vous générez un rapport d’âge des comptes et que vous vous y référez en format papier ou pdf plus tard, il est important de savoir que ce rapport pourrait être affecté par des ajouts ou modifications des données dans Casserole Nova après la génération du rapport.
C’est d’autant plus important si vous reproduisez les chiffres dans votre logiciel comptable.
Pour éviter les incohérences, il est possible d’empêcher les ajouts ou modifications de données antérieures à la date de génération d’un rapport mensuel. Voici ce que nous vous suggérons:
Bloquer les périodes dans la section Finances
Dans la section Finances, il est possible de définir une date de fermeture. Toutes les dates inscrites dans les projets, factures, coûts et commandes ne pourront pas être remplacées par une date antérieure à la date de fermeture. Cela signifie qu’il sera également impossible d’ajouter des coûts, des projets, des paiements ou encore des factures datées d’avant cette balise. Cela permet de s’assurer que les données de vos rapports passés ne viennent pas modifiées a posteriori.
En configurant cette date de fermeture, si un utilisateur essaie de faire une modification à une date antérieure à la date de fermeture, l’action sera bloquée. Imaginons que nous avons inscrit une date de fermeture, le 1er août, dans la section Finances pour une division. Maintenant nous entrons un encaissement dans la Casserole. On le créé le 17 août 2022. Si on souhaite modifier la date de l’encaissement pour mettre le 14 juillet 2022, qui correspond à la date du paiement par carte de crédit, la modification ne sera pas prise en compte et le message suivant apparaîtra : Cette date est antérieure à la date de fermeture de la division. Veuillez entrer une date égale ou après le 01/08/2022.
Il est recommandé de changer cette date une fois que vous avez généré vos rapports mensuels.
Gérer les permissions pour bloquer déverrouillage des factures
Autre point important, il est possible de bloquer le déverrouillage des factures pour tous les utilisateurs de la Casserole afin d’éviter toutes modifications pouvant causer des changements dans le rapport d’âge de comptes. Cette modification d’accès se fait dans les privilèges dans la fiche de chaque utilisateur.
Utiliser la fonction de modification de date lors de changement d’état
Lorsqu’une facture est en préparation et que l’on souhaite mettre son état à À envoyer, il est possible de mettre à jour la date d’entrée. Si la facture a été entrée le 1 juillet 2022 et que son état a été modifié pour À envoyer, le 5 août 2022, et que la case Mettre à jour la date d’entrée est cochée, sa date d’entrée sera modifiée pour le 5 août 2022. Si la case n’est pas cochée, la date d’entrée restera inchangée, donc 1 juillet 2022.
Le risque ici c’est que si cette facture est datée du 1 juillet mais n’a été mise à recevoir que le 5 aout, elle ne fera pas partie du rapport d’âge des comptes du 31 juillet. Par contre, si vous générez le rapport en date du 31 juillet le 5 août, la facture apparaîtra.
Autre point important lors de la génération du rapport d’âge de comptes, les dates d’entrée et de changement d’état d’une facture prévalent sur tout le reste. C’est-à-dire que si une facture est créée le 1 juillet 2022, mais qu’elle a été mise à l’état À recevoir le 5 août 2022 et qu’un rapport d’âge des comptes est généré en date du 1 août 2022, le 2 août 2022, cette facture ne sera pas dans le rapport étant donné que son état a été modifié le 5 août 2022. C’est cette date, qui sera prise en compte. Par contre, si le rapport est généré en date du 1 août 2022, le 5 août 2022, là la facture apparaîtra.