L’implantation de Casserole Nova peut se faire de différentes façons et chaque entreprise pourra adapter le processus selon ses besoins, selon le nombre d’utilisateurs et selon le temps disponible. Si votre équipe compte 30 ou 50 personnes, votre implantation sera bien différente de celle d’une entreprise de 5 personnes. Ce texte se veut un guide pour une implantation en douceur, basé sur l’expérience vécue par nos clients. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter des différentes étapes. Nous serons disponibles à chaque étape pour vous accompagner et faire en sorte que la transition soit la plus douce possible.
Jour 1, installation de Casserole Nova
L’installation de votre base de données se fait à distance, sur nos serveurs par un membre de notre équipe. Ensuite, il faudra installer une licence du logiciel FileMaker sur chacun des postes de vos utilisateurs. Le processus est très simple et demande environ 5 minutes. Dans le message de bienvenue que vous recevrez, vous trouverez le lien de téléchargement ainsi que la clé d’installation.
Le deuxième élément essentiel à installer sur chaque poste est le lanceur. Il s’agit d’un petit document qui sert à démarrer FileMaker et établir la connexion avec votre Casserole Nova, sur nos serveurs. Il trouvera probablement sa place sur le bureau de tous les utilisateurs. Le lanceur est le même pour toute votre entreprise et peut donc être échangé d’un poste à l’autre. Vous recevrez votre lanceur dans le courriel de bienvenue.
Une personne clé
Il est suggéré de désigner une personne dans votre équipe qui sera la «personne clé» pour votre Casserole Nova. Idéalement, une personne qui a accès aux données financières et qui connait bien les processus utilisés par votre entreprise. Cette personne devra avoir un accès Commandant dans la Casserole, elle participera aux formations et pourra définir les préférences, définir les utilisateurs et leurs privilèges et s’assurer des bons réglages du système.
Formation
Le jour de l’installation, où peu de temps après, nous recommandons de suivre une formation. Nous offrons une formation d’initiation à Casserole Nova d’une durée de 2 h, cette première formation peut-être suivie d’une formation avancée quelques jours plus tard. Nous offrons également une formation complète de 8 h, répartie en 2 sessions de 4 h qui est toute désignée pour la personne clé de votre équipe. Les formations sont facultatives et sont facturées séparément de vos mensualités. Tous les détails sont ici.
Définir les préférences
Avant de démarrer avec votre Casserole Nova, vous aurez besoin de définir certaines préférences, de créer les utilisateurs et de définir leurs privilèges. Il faudra aussi s’attarder aux tarifs, à votre façon de facturer et du fonctionnement de vos projets. Cette étape demandera peut-être quelques discussions à l’interne, mais ne prendra que quelques heures à intégrer au logiciel.
Importer ou créer les compagnies
Pour pouvoir créer des projets, des devis et des factures dans votre nouvelle Casserole Nova, il faut créer quelques fiches de compagnies. On peut penser démarrer avec la saisie manuelle des principaux clients ou les clients avec qui vous avez un projet en cours. Le logiciel contient également un outil pour importer les clients et les contacts à partir d’un fichier Excel.
Créer vos projets
Vient ensuite l’étape de création des projets. Il est suggéré d’entrer simplement les projets qui sont en cours au moment de la transition. Si vous souhaitez entrer certains projets terminés, c’est bien sûr possible. Selon le nombre de projets à créer et l’accessibilité de l’information, cette étape peut demander quelques heures ou quelques jours.
Déterminer le «jour J»
Une fois bien configuré, avec une bonne formation pour les personnes clés et les projets dans le système, vous êtes prêt à déterminer un jour J pour le démarrage de la saisie de feuilles de temps pour toute l’équipe. Il est suggéré de faire une courte formation d’équipe, à l’interne, pour expliquer le nouveau processus avec Casserole Nova. Cette formation est généralement donnée par la personne clé, mais nous sommes disponibles si vous avez besoin de nous. Généralement, une trentaine de minutes suffisent pour bien démarrer.
Amenez le changement progressivement
Casserole Nova offre de nombreuses fonctions et impliquera peut-être des changements dans les processus internes de votre entreprise. Comme un phénomène nommé «résistance au changement» existe, nous avons constaté chez nos clients une meilleure adhésion quand les différents changements sont amenés progressivement.
Garder les configurations à jour
Votre Casserole est maintenant en fonction et cumule tous les coûts dans les projets au quotidien. Prenez l’habitude de réviser les configurations périodiquement pour vous assurer que toutes les fonctions utilisent les bons tarifs et les bons coûtants.
Nous sommes là pour vous aider
Votre Casserole Nova vient avec un plan d’assistance comme il se fait de plus en plus rare dans l’industrie. Un courriel ou un appel et vous serez en contact avec une personne qui connait Casserole Nova comme le fond de sa poche… bien normal, car vous parlerez à ceux qui fabriquent et peaufinent ce logiciel au quotidien. Il est bien normal de se parler souvent dans les premières semaines d’utilisation de Casserole Nova.